Een verlofkalender in Microsoft Teams is een van de meest voorkomende manieren waarop bedrijven afwezigheden van medewerkers rechtstreeks in hun samenwerkingsplatform proberen te beheren. Het doel is eenvoudig: iedereen moet kunnen zien wie afwezig is, wanneer collega’s met vakantie zijn en of het team voldoende bezetting heeft. Veel organisaties beginnen met een Channel Calendar in Microsoft Teams. Die is eenvoudig te maken en direct beschikbaar. Maar is dat echt geschikt als langetermijnoplossing voor een verlofkalender?

In deze gids leert u:

• Wat een Channel Calendar in Microsoft Teams is
• Hoe u deze instelt als eenvoudige verlofkalender
• De beperkingen van het gebruik voor verlofbeheer
• Waarom een speciale oplossing de betere keuze kan zijn

Wat is een Channel Calendar in Microsoft Teams?

---

Een Channel Calendar in Microsoft Teams is een agendatabblad dat kan worden toegevoegd in een standaardkanaal. Hiermee kunnen alle leden van dat kanaal agenda-items maken en bekijken in één gedeelde omgeving. De Channel Calendar is gekoppeld aan de Microsoft 365-groep achter het team en toont gebeurtenissen die binnen dat specifieke kanaal zijn gemaakt.

In de praktijk kunnen teamleden met een Channel Calendar:

• Evenementen toevoegen die iedereen in het kanaal kan zien
• Evenementen bekijken in een gedeeld weekoverzicht

Belangrijk om te weten is dat een Channel Calendar in de basis een vergaderagenda is die in een kanaal wordt weergegeven. Het is ontworpen voor het organiseren van vergaderingen en evenementen, niet als gestructureerde verlofkalender of systeem voor verlofbeheer.

Hoe u een Channel Calendar instelt in Microsoft Teams

---

Het maken van een eenvoudige verlofkalender met de Channel Calendar duurt maar een paar minuten:

1. Open Microsoft Teams.
2. Ga naar een specifiek standaardkanaal binnen uw team.
3. Klik bovenaan op de knop + (Een tabblad toevoegen).
4. Selecteer Apps en kies daarna Channel Calendar.
5. Geef de kalender een naam zoals Team Overview of Leave Calendar.

U kunt nu items maken zoals:

• Vakantie - Anna
• Ziekteverlof - David
• Afwezig - Marketing

Voor kleine teams met informele processen kan deze opzet voldoende zijn als eenvoudige verlofkalender. Maar zodra verlofbeheer meer structuur krijgt, worden de beperkingen van een Channel Calendar snel duidelijk.

Nadelen van het gebruik van een Channel Calendar als verlofkalender

---

Hoewel een Channel Calendar in Microsoft Teams als eenvoudige verlofkalender kan dienen, is deze niet ontworpen voor gestructureerd afwezigheidsbeheer. Naarmate teams groeien, ontstaan er verschillende knelpunten.

Beperkt tot één kanaal

Een Channel Calendar is beperkt tot één standaardkanaal. Er ontstaat niet automatisch een teambrede verlofkalender. De kalender werkt niet in privékanalen of gedeelde kanalen. Grotere organisaties eindigen daardoor vaak met meerdere losse verlofkalenders in verschillende kanalen, wat de transparantie vermindert en administratieve complexiteit veroorzaakt. Er is geen enkele, uniforme verlofkalender voor het hele team.

Beperkte weergaven voor langetermijnplanning van verlof

Een professionele verlofkalender vraagt om zicht op de langere termijn. De Channel Calendar biedt vooral dag- en weekweergaven. Die zijn geoptimaliseerd voor vergaderingen, niet voor vakantieplanning. Wanneer managers afwezigheden over een volledige maand of vakantieperiode willen beoordelen, is het weekformaat te beperkt. Een goede verlofkalender moet bredere tijdsperiodes ondersteunen en overlappende afwezigheden duidelijker visualiseren.

Geen gestructureerde afwezigheidstypen

In een Channel Calendar zijn afwezigheden simpelweg evenementtitels.

Er zijn geen vooraf gedefinieerde afwezigheidscategorieën zoals:

• Vakantie
• Ziekteverlof
• Thuiswerken
• Training

Zonder expliciete afwezigheidstypen zijn filtering, rapportage en gestructureerd beheer niet mogelijk. De verlofkalender blijft een lijst met handmatig ingevoerde gebeurtenissen in plaats van een betrouwbaar systeem voor verlofbeheer.

Geen ingebouwde goedkeuringsworkflow

Een professionele verlofkalender bevat doorgaans een duidelijk goedkeuringsproces voor specifieke afwezigheidstypen. Bij een Channel Calendar voegen medewerkers items direct toe of moeten goedkeuringen handmatig via chat of e-mail worden afgehandeld. Er is geen geïntegreerde aanvraag- en goedkeuringsworkflow. Dat vergroot het risico op miscommunicatie en inconsistente processen.

Geen verlofanalyses of integratie van feestdagen

Een Channel Calendar mist ook gestructureerde inzichten in afwezigheden.

U kunt niet:

• Afwezigheidsstatistieken bekijken
• Jaaroverzichten per gebruiker bekijken
• Gestructureerde afwezigheidsrapporten genereren
• Afwezigheidsgegevens exporteren
• Feestdagen integreren in het verlofoverzicht

Daardoor blijft de verlofkalender een eenvoudig overzicht van gebeurtenissen in plaats van een strategisch managementinstrument.

Geen automatische synchronisatie van afwezigheidsstatus met Outlook

Misschien nog belangrijker: een item in de Channel Calendar toevoegen zorgt er niet automatisch voor dat de persoon in Outlook en Microsoft Teams als afwezig wordt weergegeven. Collega’s die vergaderingen plannen, zien mogelijk geen correcte beschikbaarheid tenzij gebruikers hun status handmatig in Outlook instellen. Deze kloof vermindert de betrouwbaarheid van de verlofkalender en vergroot planningsconflicten.

Een betere verlofkalender in Microsoft Teams met Team Absence

---

Als u een professionele en schaalbare verlofkalender in Microsoft Teams wilt, hebt u een oplossing nodig die specifiek is ontworpen voor afwezigheidsbeheer. Team Absence integreert direct in Microsoft Teams en maakt van verlofbeheer een gestructureerd, centraal proces. Team Absence is vanaf de basis ontworpen als verlofkalender voor Microsoft Teams.

Belangrijkste voordelen

• Gestructureerde afwezigheidscategorieën zoals Vakantie, Ziekteverlof, Thuiswerken of Training
• Optionele goedkeuringsworkflow voor duidelijkheid zonder administratieve complexiteit
• Duidelijke visualisatie van overlappende afwezigheden in een maandelijkse teamweergave
• Jaarlijkse persoonlijke weergaven voor betere langetermijnplanning
• Ondersteuning voor feestdagen in meer dan 100 landen en regio’s
• Uniform afwezigheidsbeheer over meerdere kanalen
• Synchronisatie met Outlook en Teams voor betrouwbare planning binnen Microsoft 365

Een Channel Calendar instellen in Microsoft Teams is eenvoudig. Voor kleine teams kan het werken als basisverlofkalender. Maar voor gestructureerd verlofbeheer, goedkeuringsworkflows, langetermijnplanning, integratie van feestdagen en betrouwbare synchronisatie met Outlook loopt de Channel Calendar snel tegen grenzen aan. Als u op zoek bent naar een schaalbare, gestructureerde en professionele verlofkalender in Microsoft Teams, is Team Absence speciaal daarvoor ontworpen. U stelt het in enkele minuten in, net zo snel als een Channel Calendar, en beheert teamverlof met duidelijkheid en vertrouwen.

Heeft u vragen? Neem gerust contact met ons op via contact@team-absence.com.